REGLAMENTO ANDES ADEVNTURE EXPLORER 2024
PRESENTACIÓN
¡Prepárate para una experiencia emocionante como ninguna otra con El Andes Adventure Explorer! Este evento de moto aventura, sin carácter competitivo, está diseñado para los pilotos apasionados por la navegación y la adrenalina. En un desafío «Non Stop», te enfrentarás a rutas secretas cuidadosamente trazadas, ideales para motos de doble propósito. Cada kilómetro recorrido te llevará por paisajes impresionantes y terrenos desafiantes, poniendo a prueba tus habilidades y tu espíritu aventurero. Sin saber lo que te espera a la vuelta de cada curva, sentirás la emoción de lo desconocido y el entusiasmo de conquistar lo inexplorado. Este evento no es solo un reto físico, sino una travesía que te conectará con la naturaleza y te permitirá vivir la auténtica libertad sobre dos ruedas. Únete a nosotros y sé parte de esta aventura única, donde la camaradería y el descubrimiento hacen de cada momento una experiencia inigualable. ¡El Andes Adventure Explorer te espera!
Desafío «Road Book»: Una travesía de 500 km donde la navegación será 100% con Road Book. Perfecta para los amantes de la precisión y la aventura clásica, esta ruta pondrá a prueba tu habilidad para seguir indicaciones detalladas y tu destreza en terrenos variados.
«Adventure GPS»: Una aventura de 600 km con navegación 100% GPS. Ideal para los que buscan explorar más kilómetros y confían en la tecnología para guiarlos a través de paisajes impresionantes y desafiantes, esta ruta te llevará a descubrir lo desconocido con la certeza de estar siempre en el camino correcto.
Ambas opciones te garantizan una experiencia inolvidable, llena de desafíos y descubrimientos, en el marco majestuoso de los Andes. ¡Elige tu ruta y prepárate para la aventura de tu vida!
1 CONCEPTOS GENERALES.
1.1 PARTICIPANTE CONDUCTOR.
Los participantes conductores deben tener al menos 18 años cumplidos en la fecha de realización del evento y poseer una licencia de conducir válida para la motocicleta con la que desean participar, además de encontrarse en condiciones aptas para conducirla.
1.2 PARTICIPANTE COPILOTO.
Los copilotos deben tener al menos 18 años cumplidos en la fecha de realización del evento y deben estar registrados en la plataforma para poder recibir los derechos de inscripción.
1.3 PARTICIPANTES ACOMPAÑANTE.
Los acompañantes de los participantes deben tener al menos 18 años de edad y estar registrados en la plataforma de inscripción. Es importante tener en cuenta que no tendrán acceso a todos los beneficios de la inscripción pagada.
1.4 ORGANIZACIÓN.
El evento es diseñado, planificado y ejecutado con maestría por Andes Sports Events, una empresa con 8 años de experiencia en la vanguardia de aventuras de moto. Como especialistas únicos en este tipo de desafíos extremos, nos encargamos integralmente del desarrollo de la prueba, asegurando una experiencia inigualable y meticulosamente cuidada para cada participante. Nuestro compromiso con la excelencia y la aventura nos distingue como líderes en la organización de eventos de moto aventura.
1.5 JUECES.
Los jueces, cuidadosamente seleccionados de nuestro equipo de Andes Sports Events, son expertos entrenados y dedicados a garantizar el estricto cumplimiento de todas las normas del evento. Su responsabilidad principal es asegurar la integridad y la justicia del desafío, supervisando meticulosamente cada aspecto del evento para mantener los más altos estándares de equidad y profesionalismo.
1.6 PUNTO DE CONTROL.
El punto de control (PC) constituye una etapa crítica y obligatoria dentro del recorrido, diseñada para verificar y registrar la participación de cada competidor en el desafío. Estos puntos no solo aseguran que los itinerarios se cumplan rigurosamente, sino que también sirven como estaciones para evaluar la seguridad y el bienestar de los participantes, reforzando la integridad del evento.
1.7 INSCRIPCION.
Este trámite, llevado a cabo por el piloto, es un requisito esencial que le otorga la condición de participante oficial del evento. La finalización exitosa de este proceso asegura que el piloto ha cumplido con todos los requisitos necesarios y está debidamente autorizado para participar bajo las regulaciones establecidas.
1.8 MOTOCICLETAS.
Las motocicletas que participen deben cumplir con tres requisitos fundamentales: tener su matrícula vigente, estar en óptimas condiciones técnicas y contar con la ficha de aprobación técnica emitida por nuestros servicios técnicos autorizados. Es importante que esta ficha tenga una fecha de emisión que no exceda los 10 días anteriores a la realización del evento. Además, el día del evento se habilitará un punto de revisión mecánica para garantizar que todas las motocicletas estén en condiciones adecuadas para participar.
1.9 ROAD BOOK.
El road book, o libro de ruta, indica a los competidores de rally y eventos similares el trayecto que deben seguir. Es una guía esencial para completar las etapas, y su correcta interpretación requiere tanto conocimiento como experiencia.
2. INSCRIPCIONES.
2.1 ACEPTACION DEL REGLAMENTO.
Al completar el proceso de inscripción, cada piloto se convierte en participante oficial del evento y, por ende, acepta de manera explícita todas las normas y reglas establecidas que rigen el evento. Este compromiso asegura el cumplimiento de los estándares de conducta y seguridad requeridos para garantizar una experiencia justa y segura para todos los involucrados.
2.2 FORMA DE INSCRIBIRSE.
2.2.1 PLATAFORMA DE INSCRIPCION.
Las inscripciones se pueden llevar a cabo a través de dos vías: la plataforma https://inscripcion.online/andes.sports.events/index.php?pag=m_contactos&gad=login_form o el sitio web www.andessportsevents.com. El pago se realizará exclusivamente mediante nuestras cuentas oficiales.
Al inscribirte, deberás especificar la modalidad del evento en la que deseas participar (Desafío Road book o Desafío GPS)
Las inscripciones pueden ser individuales o grupales para salir en compañía de tus amigos.
En caso de inscripciones individuales en momentos distintos, no será posible realizar la salida conjunta.
Los “participantes copilotos” registrados en la plataforma recibirán los mismos obsequios que los participantes conductores, con la excepción del número de motocicleta y la foto de la salida, que serán entregados exclusivamente a los conductores.
Los “participantes acompañantes” deben estar registrados en la plataforma de inscripciones, pero no están obligados a pagar la inscripción. Sin embargo, no tendrán derecho a los beneficios asociados con la misma.
2.2.2 GUIA DE INSCRIPCION.
La organización ha asignado un personal para la inscripción de las personas que así lo requieran. Este guía puede ser contactado al +593-998120939 o al correo electrónico andes.sports.events.gmail.com, durante horario laborables.
2.3 ACEPTACION DE LA INSCRIPCION.
Por motivos de seguridad y logística, la organización se reserva el derecho de limitar el número de participantes, así como el derecho de admisión.
2.4 REEMBOLSO DE INSCRIPCION.
En caso de solicitar un reembolso de la inscripción, la organización solo procederá a devolver el importe si el participante afectado presenta un certificado oficial que justifique causas mayores o de gravedad. Esta devolución se realizará como máximo hasta 20 días antes del inicio del evento; después de esta fecha, no se realizarán reembolsos. El reembolso recibirá un castigo del 10% del valor total de la inscripción.
2.5 CAMBIO DE EVENTO.
El participante podrá cambiar su inscripción a eventos similares organizados por Andes Adventure Events hasta 20 días antes del inicio del evento. Después de esta fecha, no se permitirán cambios de eventos. Si existiera una diferencia en el valor, la organización realizará la devolución correspondiente o el piloto deberá abonar el ajuste necesario.
2.6 TRANSFERENCIA DE INSCRIPCION.
El participante también tendrá la opción de cambiar o ceder su inscripción a otra persona, siempre y cuando se comunique con al menos 15 días de anticipación a la salida de la prueba. De lo contrario, no habrá opción de cambio.
2.7 NUMERO DE INSCRITOS.
Por motivos de seguridad y logística, la organización se reserva el derecho de limitar el número de participantes.
3. DOCUMENTACIÓN.
3.1 MATRICULA.
Las motocicletas que participen deben tener su matrícula vigente y en condiciones legales válidas hasta la fecha del Andes Adventure Challenge. La organización se reserva el derecho de realizar una revisión exhaustiva de la misma para garantizar su conformidad con los requisitos establecidos.
3.2 LICENCIA.
La licencia de conducir de los participantes debe estar vigente hasta una semana después de la realización del evento y debe ser la licencia válida permitida por las autoridades de Ecuador para conducir motocicletas.
3.3 FICHA DE APROBACION TECNICA.
Esta ficha será emitida exclusivamente por nuestros servicios técnicos autorizados para el evento y debe tener una fecha de emisión de máximo 10 días antes del evento. En caso de no realizar esta revisión con anticipación, la organización abrirá un servicio técnico autorizado en el lugar del evento para facilitar el proceso. La obtención de la ficha de aprobación se hará bajo los parámetros utilizados por los técnicos para garantizar la seguridad del piloto.
3.4 CEDULA DE IDENTIDAD.
Todo participante debe portar en todo momento durante el evento la cedula de identidad o el pasaporte.
3.5 EXONERACION DE RESPOSABLIDAD.
Aunque los participantes aceptan realizar la inscripción con la exoneración de responsabilidades, la organización requiere una firma del mismo. Dentro del proceso de inscripción, es posible enviar esta exoneración firmada con firma electrónica para agilizar el registro del piloto. No obstante, si esto no es posible, la firma deberá realizarse el día del evento.
4. EQUIPO DE PROTECCION Y SEGURIDAD.
4.1 INDUMETRIA (OBLIGATORIO).
INDUMENTARIA
- Casco con homologación válida para el territorio nacional. Se prohíben los cascos tipo abiertos.
- Chaquetas con protecciones en codos, hombros y espalda, o en su defecto, bodyarmor.
- Pantalones con protecciones en las rodillas, o en su defecto, rodilleras.
- Calzado que cubra como mínimo el tobillo, preferiblemente de tipo media caña
- Traje Impermeable.
4.2 ACCESORIOS DE SEGURIDAD (OBLIGATORIO).
- Dos templones (Straps) por motocicleta.
- Una linterna frontal.
- Un botiquín de primeros auxilios por motocicleta.
- Kit Básico de
- Soporte Roadbook.
- Soporte Teléfono Móvil.
4.3 RECOMENDACIONES.
- Uso de halógenos homologados.
- Un par extra de guantes.
5.DESARROLLO DE LA PRUEBA.
5.1 DISTANCIA Y TIEMPOS.
Ruta Road Book 500km, tiempo máximo de 14 horas.
Ruta Gps 600km, tiempo máximo de 14 horas.
5.2 CONFIGURACION DE LA RUTA.
5.2.1 DESAFIO ROADBOOK.
El “Desafío Roadbook” está diseñado para que la mayor parte de la ruta sea offroad, especialmente para motocicletas de doble propósito, pudiendo alcanzar hasta un 90% de recorrido fuera de carretera.
5.2.2 DESAFIO GPS.
El “Desafío GPS” está diseñado para que la mayor parte de la ruta sea onroad, especialmente para motocicletas de doble propósito, pudiendo alcanzar hasta un 90% de recorrido en carreteras asfaltadas.
5.3 CATEGORIAS.
Ruta Road Book Individual.
Ruta Road Book Pareja.
Ruta GPS Individual
Ruta GPS Book Pareja
5.4 RECORRIDO.
Los organizadores del evento se reservan el derecho de modificar la duración del evento, incluyendo suspenderlo, prolongarlo, acortarlo o detenerlo completamente en caso de circunstancias de fuerza mayor. Esto puede incluir, pero no se limita a, desastres naturales, disturbios civiles, condiciones adversas en las rutas o retrasos y otras situaciones imprevistas que puedan comprometer la seguridad de los participantes o la integridad del evento. Además, es importante destacar que los detalles específicos de las rutas se mantendrán en secreto, asegurando que cada aventura sea única e impredecible.
5.5 METODOS DE CONTROL DE PASO.
5.5.1 SELLADO DE PASAPORTE.
Es la acción mediante la cual se utiliza un sello o marca para dejar constancia de que el portador del pasaporte ha pasado por un punto de control específico durante un evento o travesía.
5.5.2 CINTA DE TRAVESIA.
La cinta de travesía es un elemento utilizado en el reto que se perfora con una forma distinta en cada punto de control. Esta cinta se coloca en la moto y su perforación única sirve para verificar el paso de un participante por cada punto de control durante la travesía.
5.5.3 ENTREGA DE NUMERO TOKEN.
A cada participante se le entregará un número único de registro, también conocido como Token. Este deberá ser entregado al juez del punto de control para su verificación durante la travesía.
5.5.4 VERIFICACION CODIGO QR.
El participante llevará consigo un código QR que lo identificará, el cual será leído por el juez del punto de control para verificar el paso del piloto durante la travesía.
Principio del formulario
5.5.5 CONTROL FOTOGRAFICO.
Se llevará a cabo un control fotográfico, donde el piloto enviará a la organización una foto para verificar su paso por un punto de control específico.
5.5.6 SEGUIMIENTO APP.
El seguimiento de los pilotos se realizará mediante una aplicación GPS, garantizando la seguridad y permitiendo un control preciso de cada participante. Con esta tecnología, podrás centrarte en disfrutar de la aventura mientras el equipo de apoyo supervisa tu progreso en tiempo real.
5.6 MARCACIÓN.
5.6.1 MARCACION ANDES ADVENTURE EXPLORER.
La marcación del Andes Adventure Explorer 2024 será establecida por la organización y comunicada de manera efectiva a todos los participantes. Este método seguirá las normativas y procedimientos previamente utilizados por Andes Adventure Events, asegurando que todos los pilotos tengan claridad sobre las pautas y expectativas del evento. Este sistema de marcación está diseñado para mantener la consistencia y la calidad de la experiencia, permitiendo a los aventureros enfocarse plenamente en disfrutar del recorrido y los desafíos que este presenta.
5.6.2 HORARIOS DE MARCACION.
A cada piloto se le asignarán sus horas de marcación, que básicamente son una ventana de tiempo durante la cual pueden marcar su paso. Esta ventana de tiempo corresponde al tiempo mínimo que tardaría un piloto en moverse de un punto a otro, respetando ciertas reglas, y al tiempo máximo permitido para completar el reto. El no respetar esta ventana de tiempo es motivo de descalificación.
5.6.3 TIEMPO MAXIMO.
El tiempo máximo establecido para completar el recorrido está calculado sobre un promedio de velocidad inferior a 50 Km/h, asegurando que la aventura se desarrolle dentro de un marco seguro y respetuoso de las normas de tránsito. Esta medida no solo promueve la seguridad de los participantes, sino que también fomenta una conducción responsable y adecuada a las condiciones de las vías y el entorno, permitiendo disfrutar plenamente de la experiencia sin comprometer la integridad física ni la legalidad.
5.6.4 TIEMPO MINIMO.
El tiempo mínimo para completar el recorrido está calculado en base a los límites de velocidad vigentes en las rutas a ser transitadas. Este enfoque garantiza que todos los participantes se adhieran a las normativas de tráfico locales y mantengan una conducción segura a lo largo de toda la aventura. Este límite inferior no solo cumple con las regulaciones legales, sino que también promueve una experiencia de conducción equilibrada, permitiendo a los pilotos disfrutar del paisaje y la experiencia sin exceder velocidades que podrían poner en riesgo su seguridad o la de otros usuarios de la vía.
5.6.5 ORDEN MARCACION.
La marcación de los puntos de control debe realizarse estrictamente en el orden designado por la organización. Cualquier desviación de este orden resultará en la descalificación automática del piloto. Este protocolo está diseñado para mantener la integridad y la estructura del evento, asegurando que todos los participantes sigan el mismo itinerario y cumplan con las reglas establecidas. Este enfoque garantiza una competencia justa y equitativa, donde la navegación y la estrategia juegan un papel crucial en la experiencia de aventura del Andes Adventure Explorer.
5.6.6 SUPRIMIR UN PUNTO DE CONTROL.
La organización se reserva el derecho de suprimir un punto de control por fuerza mayor, lo que puede implicar cambiar el sistema de marcado o anularlo para todos los participantes. Esto no interferiría en el resultado para los participantes.
5.7 METODOS DE NAVEGACION.
5.7.1 ROADBOOK.
El Roadbook, o libro de ruta, indica a los competidores de rally y eventos similares el trayecto que deben seguir. Es una guía esencial para completar las etapas, y su correcta interpretación requiere tanto conocimiento como experiencia.
5.7.2 GPS.
La navegación por GPS utiliza dispositivos con aplicaciones como Google Maps, Waze o Gaia GPS para seguir rutas predefinidas. Los puntos de referencia son proporcionados en los puntos de control, y la organización detalla previamente cómo obtenerlos. La aplicación muestra en tiempo real la posición del piloto y guía a través de la ruta secreta hasta el destino final.
5.8 NAVEGACION.
5.8.1 NAVEGACION ANDES ADVENTURE EVENTS.
5.8.1.1 NAVEGACION DESAFIO ROADBOOK.
La organización facilitará a los pilotos la hoja de ruta, disponible tanto en formato digital como impreso, pocas horas antes de iniciar el desafío. Los detalles específicos sobre el lugar y la hora de entrega de estos materiales serán anunciados con anticipación suficiente para asegurar que todos los participantes tengan la oportunidad de prepararse adecuadamente. Esta medida está pensada para mantener la equidad y el secreto del recorrido hasta el último momento, añadiendo un elemento de expectativa y estrategia a la aventura.
5.8.1.2 NAVEGACION DESAFIO GPS.
5.8.1.2.1 Entrega de Coordenadas:
La organización será la responsable de proporcionar las coordenadas de georreferenciación a los participantes. Estas se entregarán unos minutos antes de iniciar el evento y en cada punto de control durante el mismo.
5.8.1.2.2 Método de Comunicación:
La forma en que se comunicarán y entregarán las coordenadas será informada a todos los participantes con antelación al evento. Esta comunicación incluirá detalles sobre el medio o la plataforma a utilizar para la transmisión de dichas coordenadas.
5.8.1.2.3 Puntos de Control:
En cada punto de control establecido por la organización, se proporcionarán nuevas coordenadas para continuar la navegación. Los participantes deberán seguir las instrucciones recibidas en estos puntos para asegurar la correcta prosecución del recorrido.
5.8 ALIMENTACION Y HIDRATACION.
5.8.1 ALIMENTACION.
Una nutrición adecuada es esencial para garantizar un rendimiento óptimo durante el desafío. Se recomienda a los pilotos consumir alimentos ricos en carbohidratos antes, durante y después de la prueba, y llevar consigo barras energéticas para mantener los niveles de energía. Aunque la organización proporcionará puntos de abastecimiento a lo largo del recorrido, es crucial que cada participante planifique su alimentación con anticipación. Esta planificación no solo ayudará a mantener la energía y la resistencia durante el evento, sino que también asegurará que los pilotos puedan manejar las demandas físicas del desafío de manera efectiva.
5.8.2 HIDRATACION.
La hidratación es un factor clave para el rendimiento y la seguridad durante la prueba. Se recomienda que los pilotos se hidraten adecuadamente antes, durante y después del evento utilizando bebidas isotónicas, que ayudan a reponer los electrolitos perdidos durante el esfuerzo físico intenso. Además, es obligatorio que cada piloto lleve consigo suficiente agua para el desafío, para asegurar que puedan mantenerse hidratados independientemente de las condiciones en el recorrido. Aunque la organización proveerá puntos de hidratación en los controles establecidos, es fundamental que los participantes planifiquen su propio abastecimiento de agua. Esta medida preventiva garantiza que cada piloto pueda acceder a líquidos adicionales en caso de necesidad urgente o si los intervalos entre los puntos de control son más largos de lo esperado.
6 COMUNICACIÓN.
6.1 TELEFONO MOVIL.
Para maximizar la seguridad durante el evento, es mandatorio que todos los participantes dispongan de un teléfono móvil en funcionamiento. Además, deberán registrar el número de este teléfono en el formulario de inscripción. Este requisito permite a la organización mantener una línea de comunicación directa y eficaz con cada piloto, facilitando la coordinación en caso de emergencias o necesidades logísticas durante el recorrido. Asegurarse de que todos los participantes puedan ser contactados rápidamente no solo incrementa la seguridad individual, sino que también optimiza la gestión y respuesta de los organizadores ante cualquier situación imprevista.
6.2 CONTACTO DE EMERGENCIA.
Es esencial que todos los participantes proporcionen a la organización un número de contacto de emergencia al momento de la inscripción. Este número debe pertenecer a una persona cercana al piloto, como un familiar o amigo cercano, que pueda ser contactado de manera eficiente en caso de que se requiera coordinar una respuesta a cualquier emergencia o necesidad específica durante el evento. Esta medida garantiza que, en situaciones críticas, la organización pueda actuar rápidamente, estableciendo un enlace directo con alguien que conozca al participante y pueda tomar decisiones informadas o proporcionar información vital que podría ser necesaria para gestionar la situación de manera adecuada.
6.3 COMUNICACIÓN ORGANIZACIÓN PILOTOS.
La comunicación entre la organización y los pilotos del Andes Adventure Explorer se realizará a través de varios canales oficiales proporcionados por Andes Sports Events. Los participantes podrán recibir actualizaciones y comunicarse con los organizadores mediante la página web www.andessportsevents.com, la página de Facebook Andes Adventure Events, el correo electrónico andes.events.sports@gmail.com, WhatsApp, o llamando directamente al número de contacto +593-998120939. Estos canales están diseñados para ofrecer múltiples vías de acceso a la información y facilitar la interacción rápida y eficaz, asegurando que todos los participantes estén bien informados y puedan resolver cualquier duda o incidencia de manera oportuna.
7 ABANDONOS.
7.1 TIPOS DE ABANDONO.
7.1.1 ABANDONO VOLUNTARIO.
El piloto tiene la libertad de abandonar la prueba cuando así lo decida o sienta que no debe continuar. Sin embargo, es obligación del piloto reportar de inmediato su decisión a la organización, comunicándose con los contactos oficiales designados por la misma. Esto puede realizarse informando a un juez en el punto de control correspondiente, o mediante comunicación telefónica o mensaje de texto a los contactos oficiales de la organización.
7.1.2 ABANDONO MECANICO.
Si el piloto enfrenta algún desperfecto mecánico que le impide continuar en la ruta, está obligado a reportarlo a la organización a través de los contactos oficiales designados. La organización ayudará al piloto a encontrar la mejor forma de trasladar la moto. Sin embargo, debido a la extensión del evento, la organización no se compromete a solventar el problema en todas las ocasiones. Es responsabilidad del piloto asumir los costos del traslado.
7.1.3 ABANDONO POR ACCIDENTE.
Si el piloto enfrenta algún tipo de accidente que le impide continuar en la prueba, está obligado a reportarlo a la organización a través de los contactos oficiales designados, previa realización del protocolo establecido en la sección de accidentes.
7.2 AVISO DE ABANDONO.
En caso de que un piloto abandone el evento y no notifique de inmediato a la organización, se reservan el derecho de aplicar sanciones. Estas pueden incluir la suspensión definitiva o parcial del piloto en futuros eventos organizados por Andes Sports Events. Sin embargo, se harán excepciones en circunstancias de fuerza mayor, donde factores externos e incontrolables impidan la notificación oportuna. Esta política busca garantizar la seguridad de todos los participantes y la eficacia en la gestión del evento, enfatizando la importancia de la comunicación constante y responsable entre los pilotos y los organizadores.
8 EXPULSION DEL EVENTO.
8.1 MARCACION IRREGULAR.
Se considera cualquier marcación irregular aquella que se realice fuera del tiempo estimado, fuera de los puntos de control autorizados y sin la presencia de un juez oficial. Si esto llega a ocurrir, el piloto quedará automáticamente fuera del evento.
8.2 DESICION DE JUEZ.
El juez de cada punto de control tiene la autoridad para retirar o sancionar a cualquier piloto por deterioro físico o mental, incumplimiento de la indumentaria reglamentaria o por no cumplir con las normas técnicas de la motocicleta. También puede solicitar evaluaciones médicas; la negativa resultará en expulsión. Los jueces no pueden ser cuestionados sobre el recorrido, la organización o las normas, y cualquier falta de respeto hacia ellos resultará en la inmediata exclusión del piloto o copiloto.
9 RELIZACION DEL EVENTO.
9.1 FECHA.
La fecha del Andes Adventure Explorer se establece con hasta tres meses de anticipación, considerando factores como la coincidencia con otros eventos similares, las condiciones climáticas óptimas y la disponibilidad general de los participantes. Esta planificación anticipada asegura que se elija el mejor momento posible para el evento, maximizando la participación y la experiencia de los pilotos.Una vez decidida, la fecha será publicada ampliamente y con suficiente antelación en todos los canales oficiales de comunicación de Andes Sports Events. Esto incluye la página web, redes sociales y otros medios de comunicación utilizados por la organización, garantizando que todos los interesados estén bien informados y puedan prepararse adecuadamente para el desafío.
9.2 LUGAR.
El lugar del Andes Adventure Explorer se anunciará con tres meses de anticipación, permitiendo una planificación eficaz. La selección del lugar de salida y llegada será determinada por la organización, considerando el número de participantes, la seguridad, y la infraestructura hotelera de la zona para garantizar una experiencia óptima para todos los involucrados.
9.3 POSTERGACION DEL EVENTO.
La organización se reserva el derecho de posponer el Andes Adventure Explorer en casos de fuerza mayor, incluyendo desastres naturales, disturbios civiles o decisiones gubernamentales que impidan la realización segura del evento. En tal eventualidad, se anunciará una nueva fecha a través de los canales oficiales de comunicación. Es importante destacar que no se realizarán reembolsos de la inscripción, por lo que los participantes deben tener en cuenta esta política al inscribirse.
9.4 SUSPENSION DEL EVENTO.
La organización se reserva el derecho de cancelar parcial o totalmente el recorrido del Andes Adventure Explorer debido a causas de fuerza mayor, como desastres naturales, condiciones meteorológicas adversas, disturbios, entre otros, que comprometan la seguridad de los participantes según el criterio de la organización. En caso de que se requiera esta cancelación, se debe tener en cuenta que no se realizarán reembolsos del costo de la inscripción, ni se cubrirán gastos adicionales incurridos por los participantes.
10.RENUNCIA DE RESPONSABILIDADES.
Los participantes inscritos en el Andes Adventure Explorer aceptan voluntariamente y bajo su propia responsabilidad su participación en el evento. Comprenden que, al no ser una actividad competitiva, ni los organizadores, colaboradores, ni ninguna otra persona involucrada en la organización del evento pueden ser responsabilizados por lesiones, muerte, o cualquier otro daño que pueda ocurrir como resultado de su participación. Esto incluye también los daños resultantes de la negligencia de cualquier parte, así como incidentes relacionados con todos los servicios contratados para el evento. Al inscribirse, los participantes exoneran al evento, sus organizadores, colaboradores y patrocinadores de cualquier reclamación judicial o extrajudicial que pudiera surgir, extendiéndose esta liberación a familiares, herederos o representantes legales. Además, la organización no asume responsabilidad por robos, hurtos o sustracciones que puedan ocurrir durante el evento. Se reserva el derecho de requerir la firma de esta exoneración por parte de cada participante antes del inicio del evento.
11. BRIEFING.
La noche anterior a la salida se realizará una charla informativa (briefing) con todos los participantes, donde se comunicarán las incidencias de la ruta, las novedades y todos los aspectos relacionados con el desarrollo de la prueba.LA ASISTENCIA DE LOS PILOTOS ES OBLIGATORIA.
12 REGISTRO DE PILOTOS.
El registro de pilotos se llevará a cabo un día antes del evento, en los horarios y lugar establecidos por la organización. El piloto deberá presentarse con la documentación requerida para el evento, la cual se detalla en el apartado correspondiente.
12.1 ENTREGA DE DOCUMENTACION.
- PARTICIPANTE PILOTO.
Cédula de ciudadanía o pasaporte.
Licencia de conducción vigente.
Matrícula de la motocicleta al día.
Aprobación chequeo mecánico.
Exoneración de participación.
- PARTICIPANTE COPILOTO.
Cedula de ciudadanía o pasaporte.
Exoneración de participación.
- PARTICIPANTE ACOMPAÑANTE.
Cedula de ciudadanía o pasaporte.
Exoneración de participación.
12.2 ENTREGA DE KIT A LOS PARTICIPANTES.
La organización entrega un kit a los participantes, el cual contiene todos los implementos previamente ofrecidos en la inscripción. Dentro del kit se incluyen distintivos que son obligatorios colocar según lo dispuesto por la organización. Estos distintivos deben ser colocados ya sea en la motocicleta o en el piloto, según las indicaciones proporcionadas.
12.3 ENTREGA DE LA RUTA.
12.3.1 RUTA ROADBOOK.
- Entrega Simultánea: La ruta será entregada a todos los pilotos simultáneamente para garantizar la equidad en el acceso a la información.
- Entrega de la Hoja de Ruta en Papel: La hoja de ruta se proporcionará durante la reunión de pilotos que se realizará el día anterior al evento. Es imperativo que todos los pilotos asistan a esta reunión para recibir la información necesaria y las instrucciones de navegación.
- Envío Digital: Adicionalmente, se realizará un envío digital de la ruta el mismo día del evento. Los detalles específicos sobre el método y el momento exacto del envío digital serán comunicados durante la reunión de pilotos.
- Confidencialidad: La información contenida en la hoja de ruta es confidencial y de uso exclusivo para los participantes del evento. Está estrictamente prohibido compartir esta información con personas no autorizadas o fuera de la competencia.
12.3.2 RUTA GPS.
- Entrega Inicial: La organización entregará las coordenadas GPS iniciales a los participantes, horas antes del inicio del evento, asegurando que todos los pilotos tengan el tiempo necesario para preparar sus dispositivos y planificar su ruta.
- Entrega en Puntos de Control: Consecutivamente, en cada punto de control, la organización proporcionará las nuevas coordenadas GPS necesarias para continuar hacia el siguiente segmento del evento. Esta entrega se realizará de manera eficiente para garantizar la fluidez de la competencia.
- Llegada a Meta: Las últimas coordenadas GPS, que guiarán a los participantes de vuelta a la meta, serán entregadas en el último punto de control. Esto asegurará que todos los participantes concluyan el recorrido oficial del evento.
13 SEGURIDAD.
13.1 CENTRO DE MONITOREO.
La organización cuenta con un centro de monitoreo que se activa unos minutos antes del inicio de la prueba. Este centro está compuesto por tres monitores que supervisan constantemente el paso de los pilotos, así como un médico encargado de atender emergencias médicas y coordinar con los puntos de control, ambulancias y centros de emergencia.
13.2 AMBULANCIAS.
La organización cuenta con ambulancias privadas exclusivas para el evento, las cuales mantienen contacto directo con la organización y están coordinadas con los puntos de control para ofrecer asistencia en caso de contingencias.
13.3 PROTOCOLO DE EMERGENCIA.
Debido a la magnitud del Andes Adventure Explorer y dado que no es una competición, es primordial que la primera llamada en caso de emergencia se realice al 911. Tras contactar a los servicios de emergencia, tanto el participante afectado como los acompañantes deben informar al centro de monitoreo del evento. Es crucial proporcionar la ubicación exacta del incidente y el estado del accidentado. Para una gestión efectiva de la emergencia, se mantendrá una comunicación continua con el médico encargado, si se requiere. La organización ha efectuado un reconocimiento previo de la zona, lo que facilita la orientación y la acción de los organismos de rescate, mejorando la eficiencia del proceso y ayudando a asegurar una respuesta rápida y adecuada en caso de accidentes o situaciones críticas.
13.4 FORMACION PRIMEROS AUXILIOS.
Se recomienda que todos los participantes hayan recibido formación básica en primeros auxilios. La organización proporcionará una sesión de capacitación opcional antes del evento para aquellos interesados en adquirir o refrescar estas habilidades críticas.
14.SALIDA.
14.1 HORA DE SALIDA.
La organización determinará previamente la hora de salida, teniendo en cuenta la dificultad del recorrido, la cantidad de pilotos y la modalidad de salida. Los pilotos deben estar presentes media hora antes de la hora pactada. La publicación de esta información se realizará a través de medios oficiales.
14.2 ORDEN DE SALIDA.
Los pilotos en el Andes Adventure Explorer serán organizados para salir en grupos de cuatro cada minuto. Este método permite una distribución ordenada y eficiente de los participantes al inicio del evento. El orden específico de salida se determinará según el orden en que se hayan completado las inscripciones. Esta organización asegura que todos los pilotos tengan un inicio claro y justo, facilitando además la gestión y el seguimiento por parte de la organización durante el evento.
15 LLEGADA.
El lugar de llegada será determinado por la organización y deberá ser previamente publicada y socializada con los participantes. Para acceder al arco de llegada, el piloto debe cumplir con todos los requisitos de la organización, no estar amonestado, tener todos los puntos de control marcados y llevar los distintivos correctamente colocados. Un equipo controlará estos aspectos en el último punto de control.
16 FIN DE LA PRUEBA.
16.1 FINISHER.
Se declarará como «Finisher» a todo piloto que haya realizado la marcación completa a lo largo de la ruta, según los tiempos y ubicaciones determinados por la organización. El último punto de control, ubicado cerca de la meta, servirá para su comprobación.
16.2 RECOMPENZA.
El piloto recibirá como recompensa la acreditación como «Finisher» del evento, una medalla de la edición, la foto oficial de finalista y el derecho a entrar en el arco de salida. Además, podrá participar en los sorteos y premios preparados por nuestros patrocinadores.
17.RECLAMACIONES.
Se aceptarán reclamaciones con una fianza de 100 dólares, que será reintegrada si la reclamación prospera. Las reclamaciones deben presentarse dentro de las 48 horas posteriores a la finalización oficial del evento; de lo contrario, no serán consideradas. Pueden realizarse por correo electrónico (andes.sports.events@gmail.com) o por escrito, dirigidas al director del reto, e incluir el nombre del reclamante, los nombres de los afectados y una síntesis de los hechos alegados. La dirección del reto tendrá 30 días hábiles para responder a partir de la fecha de recepción.
18.PUBLICIDAD.
Es obligatorio que los participantes porten en todo momento, desde el inicio de la prueba, la publicidad asignada por la organización (numeración, stickers, adhesivos, etc.). Ocultar, modificar o destruir esta publicidad será motivo de expulsión inmediata. Asimismo, el participante cede sus derechos de imagen de su participación para ser utilizados en la promoción de ediciones posteriores.
19.DERECHOS DE IMAGEN.
La organización de Andes Sports Events se reserva en exclusiva los derechos de imagen del Andes Adventure Challenge, así como la explotación periodística, audiovisual y fotográfica del evento. Cualquier proyecto publicitario o mediático deberá contar previamente con la autorización de la organización.
21.MEDIO AMBIENTE.
21.1 PRESERVACION DEL MEDIO NATURAL: Todos los participantes, incluidos pilotos y personal, están obligados a minimizar su impacto en los entornos naturales utilizados durante el evento. Deberán seguir rutas establecidas y evitar áreas ecológicamente sensibles, garantizando que no se deje rastro de su paso.
21.2 GESTION DE RESIDUOS: Se requiere que cada participante maneje sus residuos de manera responsable, utilizando bolsas para recoger y transportar su basura hasta puntos de disposición adecuados. La organización proporcionará estaciones de reciclaje en áreas clave para facilitar este proceso.
22.3 COLABORACION CON ENTIDADES DE CONSERVACION: Andes Sports Events colaborará con organizaciones ambientales locales para alinear el evento con iniciativas de conservación regional, maximizando el impacto positivo en la comunidad y sus recursos naturales.
22.4 SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO: El incumplimiento de estas políticas ambientales será motivo de sanciones, incluyendo multas o la posible descalificación del evento, y la restricción en la participación en futuras competiciones organizadas por la empresa.
23.REGLAMENTACION.
La organización se reserva el derecho de corregir, modificar o mejorar este reglamento en cualquier momento, con el objetivo de garantizar una óptima realización del evento. También puede ajustar cualquier dato, norma o apartado del reglamento según lo considere necesario para el buen desarrollo de la prueba. Cualquier aspecto no contemplado en este Manual del Participante, así como cualquier modificación al mismo, será comunicado y publicado en la página web oficial del evento. Además, la organización es la propietaria exclusiva del reglamento, manteniendo pleno control sobre su contenido y aplicación.
